Mengelola Kotak Masuk Gmail, Membuat Label, Arsip, Folder, Tanda Bintang Dan Menghapus Email

Mengelola Kotak Masuk Gmail - Memiliki akun email yang sering kita gunakan untuk melakukan transaksi jual beli, daftar akun media sosial, surat-menyurat atau aktivitas lainnya yang akan membuat kotak inbox email dibanjiri dengan email masuk, tentu akan membuat kita kerepotan dalam mengelola setiap email yang masuk tersebut.
Terkadang banyak juga email masuk yang enggan kita baca karena mungkin bukan email yang kita anggap penting. Menghapus email yang masuk seringkali tidak menjadi pilihan terbaik karena mungkin saja email tersebut masih kita perlukan di kemudian hari.

Berbagai cara dapat kita lakukan supaya email di dalam Kotak Masuk (inbox) dapat tertata rapi dan dikelola dengan baik. Pada postingan kali ini saya ingin berbagi cara mengelola kotak masuk email supaya terlihat lebih rapi dan mudah dalam pencarian email masuk.

A. Memberikan Label Pada Setiap Email Masuk

Kita mungkin terbiasa membaca email masuk tanpa memberikan Label apapun dan setelah itu kita biarkan saja email tersebut berada di kotak masuk (inbox). Tentu saja hal ini membuat kotak masuk email dipenuhi oleh semua email, baik itu yang sudah dibaca ataupun yang belum kita baca.

Dalam keadaan seperti itu, kita akan kesulitan saat mencari email yang sudah lama tersimpan di kotak masuk tanpa Label apapun. Mau tidak mau, mata kita harus jeli melihat setiap email masuk yang jumlahnya mungkin sangat banyak, mulai dari ratusan bahkan hingga puluhan ribu email.

Salah satu cara untuk memudahkan kita dalam pencarian email adalah dengan memberinya Label. Dengan menyematkan Label pada setiap email, kita akan jauh lebih mudah untuk mengelola dan mencari email di kotam masuk.

#Cara Menggunakan Label Pada Email

Sebelum mulai menggunakan Label pada email, lihat terlebih dahulu pengaturan Label pada Google Mail :  Buka menu setelan Gmail lalu pilih tab menu Label

Klik pada ikon bergambar roda gigi ⇢ Setelan ⇢ Label

Terdapat tiga bagian pada Label utama yaitu Label Sistem, Kategori dan Lingkaran. Bila diperlukan kita dapat menambahkan Label baru dengan memilih tombol Buat Label Baru. Lakukan pengaturan pada setelan Label dengan mengaktifkan semua Label atau sembunyikan beberapa Label yang tidak kita perlukan.

Setelah selesai, buka kembali kotak masuk (inbox) email dan siap untuk 'Labeling' inbox

1. Centang pada email masuk yang akan kita beri Label. Pilihlah email masuk yang kiranya memiliki persamaan dalam hal tertentu yang nantinya akan kita kelompokan dalam satu Label
2. Pilih tab menu Label yang terdapat di atas kotak masuk email dengan ikon berupa gambar Penyorot
3. Pilih jenis Label atau kita dapat membuat nama Label baru dengan memilih tombol Buat Baru

B. Mengarsipkan Email Masuk Yang Sudah Di Baca

Setiap email masuk yang sudah dibaca dapat kita sembunyikan dari kotak masuk email. Namun, email tersebut tidak terhapus melainkan kita Arsipkan supaya kota inbox terlihat lebih ramping.

1. Pilih (Centang) setiap email yang akan kita arsipkan (sebaiknya sudah diberi Label)
2. Klik tab menu Arsipkan yang terletak di atas area inbox email berupa ikon (gambar Folder arsip)

Meskipun sudah diarsipkan, kita tetap dapat membuka dengan mencari email tersebut melalui kotak menu Semua Pesan atau form pencarian email. Supaya lebih mudah dalam pencarian email, sebaiknya emai-email tersebut sudah diberi label terlebih dahulu.

C. Memberikan Tanda Bintang Pada Email Masuk

Cara paling mudah dalam mengelola email masuk adalah memberikan tanda bintang untuk email yang kita anggap penting. Pemberian tanda bintang ini kita lakukan agar mudah dalam pencarian email. Jangan terlalu banyak memberikan tanda bintang pada email masuk, lebih baik kita menggunakan Label untuk mengelompokan email yang sama.

1. Pilih email yang akan kita tandai dengan bintang
2. Klik gambar (ikon) bintang yang terletak di sebelah email masuk

D. Memindahkan Email Ke Folder (Berdasarkan Label)

Memindahkan berarti akan membuat email yang berada di kotak masuk akan dipindahkan ke dalam Folder (berdasarkan Label). Jadi, kotak inbox akan lebih ramping karena jumlah email menjadi berkurang namun, kita masih tetap bisa mengakses email tersebut pada Folder yang telah kita pilih (berdasarkan Label).

1. Pilih (centang) email yang akan kita pindahkan
2. Klik pada tab menu Pindahkan Ke (Folder) yang terletak di atas kotak masuk (disebelah menu Label)
3. Pilih Folder berdasarkan Label, kalau perlu kita dapat membuat Label baru supaya mudah dalam mengkategorikan (mengelompokan) setiap email yang masuk.

E. Menghapus Email Masuk, Spam dan Sampah

Ini adalah cara terakhir kita dalam mengelola email masuk. Semakin banyak email yang masuk akan membuat ruang penyimpanan email menjadi berkurang. Dengan menghapus email yang sudah tidak kita perlukan akan membuat ruang penyimpanan email menjadi lebih longgar. Selain itu, semakin sedikit jumlah email pada kotak masuk, akan mempermudah kita dalam mengelola email.

Namun, perlu kita catat bahwa email yang akan kita hapus benar-benar email yang sudah Tidak Diperlukan! karena, email yang sudah terhapus tidak akan bisa dikembalikan lagi. Jadi, dalam menghaus email benar-benar harus memperhatikan hal ini.

Prioritas pertama email yang perlu kita hapus adalah yang terletak pada Folder Spam dan Kotak Sampah. Biasanya email yang terletak di kotak Sampah memang sudah tidak kita perlukan. Sementara itu untuk email yang berada di Spam, sebaiknya juga kita hapus, terkadang email tersebut dapat Berbahaya bagi sistem keamanan layanan email (Gmail).

Kesimpulan

Memiliki akun email yang sering kita gunakan terkadang membuat kotak masuk email menjadi tidak terkelola dengan baik. Seringkali kita hanya membuka email pada kotak masuk dan setelah itu kita biarkan email tersebut begitu saja. Sebaiknya kita mulai mengelola email di Gmail, Ymail, Microsoft Mail atau akun email lainnya yang kita miliki supaya terlihat lebih rapi dan mudah dalam mencari dan menggunakan email terutama untuk kotak masuk, spam dan folder sampah. Demikian cara mengelola kotak masuk gmail, semoga bermanfaat dan menambah pengetahuan kita semuanya.