Cara Menulis Dan Mengirim Email Di Gmail (Google Mail)

Menulis Dan Mengirim Email Di GMail - Menulis surat elektronik atau email sebenarnya hampir sama seperti menulis surat dengan media kertas atau yang lainnya. Perbedaanya hanya pada medianya saja, untuk tata cara dan aturan dalam menulis surat secara garis besar adalah sama. Sederhananya, ketika kita akan menulis sebuah surat, tentu membutuhkan peralatan tulis termasuk media untuk menulis, misalnya : pulpen dan kertas. Begitu juga bila kita menggunakan media elektronik digital, maka kita membutuhkan perangkat elektronik yang sudah mendukung teknik digital dan tentu ditunjang dengan sumber daya elektronik atau listrik.

Sebelum mulai menulis surat, kita harus memiliki kemampuan dan pengetahuan yang cakap dalam menulis surat, baik itu surat resmi (formal) maupun yang tidak resmi (nonformal). Termasuk di dalamnya bahasa dan format dalam menulis surat harus kita tentukan dengan baik, tergantung dari tujuan surat itu dibuat. Surat resmi tentu memiliki aturan yang lebih ketat dan terstruktur, sementara untuk surat yang tidak resmi, kita dapat mengabaikan aturan-aturan tersebut. Yang penting rapi, mudah dibaca dan isi dapat dipahami dengan baik.

Menulis Email Di Google Mail (GMail)

Pada postingan kali ini saya akan mengulas mengenai cara menulis surat elektronik atau email dengan menggunakan akun Gmail. Bagi anda yang menggunakan layanan email lainnya, caranya hampir sama perbedaan hanya terletak pada tampilan dan fasilitas yang disediakan pada tiap-tiap layanan email.

Untuk bisa menulis email, kita tidak harus memiliki akun email sendiri. Kita dapat menggunakan akun email milik orang lain atau perusahaan tempat anda bekerja. Namun, memiliki akun email sendiri (pribadi) tentu akan lebih baik, karena hanya kita seorang yang dapat mengakses email tersebut, terutama saat kita akan menulis email untuk kepentingan pribadi.

Pertama kali menulis email mungkin kita akan mengalami kesulitan dalam hal tata bahasa dan format penulisan. Namun, sebentar saja kita pasti dapat melakukannya dengan baik asalkan kita mau belajar dan memperhatikan  aturan penulisan dan penggunaan email.

Setelah membuat akun baru di Gmail, kita dapat melakukan login (masuk) langsung ke halaman email Gmail melalui alamat situs mail.google.com. Selanjutnya masukan username dan password (kata sandi). Pada halaman utama email Gmail, klik tombol Tulis dan setelah itu akan terlihat jendela kecil berupa form untuk menulis email. Kurang lebih tampilannya seperti ini :

Ada tiga kolom utama yang seharusnya kita isi dalam menulis email yaitu :

1. Kepada = Di isi dengan 'Alamat Tujuan' atau alamat email tersebut dikirim
2. Subjek = Di isi dengan Tujuan dan maksud penulisan email atau lebih dikenal dengan 'Judul Email'
3. Area Menulis = Disinilah tempat kita menulis email atau biasa disebut dengan "Isi Email"

A. Kepada

Pada kolom kepada dapat kita lihat ada dua tombol Cc dan Bcc. Saat kita mengirim email hanya kepada satu alamat tujuan, maka abaikan saja pilihan Cc dan Bcc. Kecuali kita akan mengirim email ke beberapa alamat email yang berbeda, maka kita dapat menggunakan pilihan Cc dan Bcc. Baca juga : Perbedaan Cc dan Bcc pada email

B. Subjek

Kolom ini harus kita isi dengan judul email supaya penerima email tahu mengenai tujuan dan maksud dari email yang diterimanya. Biasanya judul email berkaitan dengan isi email misalnya : 'Laporan hari ini', 'lamaran pekerjaan' laporan penelitian dan lain sebagainya

C. Isi Email

Tulislah isi teks email pada area  yang tersedia dengan format dan bahasa yang baik.

#Melampirkan File

Sebelum mengirim email, kita dapat melampirkan beberapa file pada email yang kita tulis. Sebelumnya simpan file yang akan kita lampirkan pada media penyimpanan komputer atau di 'Google Drive'.

Klik pada tombol Lampirkan File yang berupa ikon bergambar klip kertas lalu pilih file yang akan dilampirkan

Maksimal ukuran file yang dapat dilampirkan sebesar 25MB saja. Bila kita ingin mengirim file dengan ukuran yang besar, maka gunakan saja Google Drive. Dengan satu akun Google kita dapat menggunakan berbagai produk dan layanan Google lainnya termasuk 'Google Drive'.

#Sisipkan Foto

Dalam menulis Email terkadang kita memerlukan objek gambar atau foto sebagai pelengkap email. Hal ini akan membuat isi email menjadi lebih menarik karena tidak berupa teks saja, melainkan terdapat gambar pendukung yang berkaitan dengan isi email.

Klik pada tombol Sisipkan Foto yang berupa ikon bergambar bingkai foto lalu pilih berkas gambar yang akan kita sisipkan, bisa dari media penyimpanan komputer atau dari alamat url situs web tempat kita menyimpan gambar/foto tersebut.

#Sisipkan tautan

Sering kita lihat tautan atau link pada email yang kita baca. Tautan ini digunakan sebagai akses bagi kita untuk menuju ke sebuah alamat situs web.

Saat menulis email, kita bisa menyisipkan tautan (link) ke sebuah alamat situs web yang berhubungan dengan isi email. Klik pada tombol Sisipkan tautan yang berupa ikon bergambar rantai atau tekan tombol Ctrl-K

Setelah itu akan muncul jendela Edit Tautan :

Edit Tautan :

Teks untuk ditampilkan : Isi dengan teks yang akan ditampilkan sebagai tautan

Tautan ke :
ʘ Alamat web   : isi dengan url situs web
ʘ Alamat email

Pilih alamat web, lalu isi url alamat situs web yang akan dituju saat tautan di klik. Gunakan mesin pencari seperti misalnya : 'Google search engine' untuk menelusuri halaman situs web. Kemudian tempel alamat situs web pada kolom tautan  Alamat web.

#Uji tautan ini

Klik pada tombol Uji tautan ini untuk memastikan bahwa alamat situs web yang kita tautkan benar. Setelah itu klik tombol OK

#Sisipkan Emotikon (Ctrl-Shift-2)

Berbagai bentuk karakter 'emotikon' dapat kita sisipkan pada email yang kita tulis. Klik pada tombol emotikon yang berupa ikon dengan gambar ekspresi wajah manusia untuk menyisipkannya atau tekan kombinasi tombol papan ketik Ctrl-Shift-2.

#Menyisipkan file dari Google Drive

Salah satu layanan penyimpanan awan (cloud) milik Google adalah Google Drive. Layanan ini dapat kita gunakan untuk menyimpan berbagai file yang kita miliki. Tidak hanya untuk menyimpan saja melainkan dapat digunkan untuk berbagi file ke sesama pengguna drive.

Bagi kita yang ingin berbagi file di Drive melalui email, dapat dilakukan dengan cara menyisipkan tautan file tersebut pada email yang kita tulis. Penerima email dapat melihat dan mengunduh file melalui tautan yang akan mengarah ke  Google Drive.

Klik pada ikon Drive lalu pilih file yang akan kita sisipkan pada email yang kita tulis.

#Kirim dan Hapus

Setelah selesai klik tombol Kirim untuk mengirimkan email ke alamat tujuan yang sudah kita tentukan sebelumnya. Untuk membatalkan penulisan email, maka klik tombol Hapus

Dalam menulis email, ketika kita mengosongkan bagian subjek dan isi email, akan muncul sebuah pesan pemberitahuan bahwa email akan dikirim tanpa subjek dan teks didalamnya.

#Kirim pesan ini tanpa subjek atau teks di dalamnya

Bila kita memang menghendaki demikian maka, klik saja OK. Namun, biasanya ini terjadi karena kita lupa belum menuliskan subjek email dan isi teks di dalam email. Hal ini sering terjadi ketika kita mengirimkan lampiran (tanpa subjek), namun sebaiknya subjek dan isi email tetap di isi untuk memudahkan penerima email memahami maksud dan tujuan email yang kita kirim.

Kesimpulan

Penggunaan email sudah sangat populer di kalangan pengguna internet.Selain untuk menulis surat elektronik, akun email juga dapat digunakan untuk mengakses berbagai hal yang menarik di internet, seperti misalnya : media sosial, forum, komunitas dll. Maka dari itu, memiliki akun email merupakan sesuatu yang penting terutama bagi mereka yang setiap hari berkutat di dunia internet. Demikian cara menulis dan mengirim email menggunakan akun Gmail, Semoga bermanfaat.